Тайм-менеджмент простыми словами. Приоритет задач

Всем доброго времени суток! С вами на связи Максим Обухов и сегодня мы поговорим на тяжелую тему, в общем как расставить приоритеты в работе, бизнесе, жизни, да и вообще везде?! Чем заниматься в первую очередь.

Как расставить свои приоритеты

Опубликовано Как расставить свои приоритеты

Знаете поговорку: «»То пусто, то густо». В жизни происходит также. Или тихо живешь, ничего не происходит, скукотище, или «завал» со всех сторон, а главное всем всё нужно срочно. Именно в такие моменты нужно уметь расставлять приоритеты, решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Существуют несколько методов расстановки приоритетов, о них я расскажу ниже.

Самое сложное в определении приоритетов, это понять, что самое важное, что можно отложить на потом.

Скажу сразу, все дела вы все-равно не успеете сделать, ни у кого не получается, поэтому отчего-то нужно будет отказаться, а вот, чем можно пожертвовать, решать только вам.

Как и обещала, выкладываю несколько методов, благодаря которым, вы сможете расставить приоритеты и отказаться от неважных мероприятий.

Методы расстановки приоритетов

1. Принцип Эйзенхауэра. Самый простой и наиболее часто применяемый метод в определении первостепенных и второстепенных задач. Для того, чтобы определиться с важностью дел, создайте себе анкету, с задачами и целями в виде вопросов. Существуют только два ответа «Важно и срочно».

Все что не срочно, можно сделать потом. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит по-нять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Я думаю, вы о нем слышали или читали в книге «Семь навыков высокоэффективных людей», согласно которой, все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

  1. Важное и срочное
  2. Важное, но не срочное
  3. Не важное, но срочное
  4. Не важное и не срочное

По словам автора успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако, только вы принимаете решение, какие задачи важнее для вас на данный – из квадранта 1 или 2. Однако, как вы заметили, от 4 квадрата вообще можно отказаться или заняться им, когда остается лишнее время.

3. Методика «АБВ». Здесь все задачи делятся на 3 категории.

  • А — жизненно важное;
  • Б – важное;
  • В – неважное.

Задачи в категории «В» нужно перепоручить помощникам, а если таких нет, то заниматься ими в свободное время.

4. «Принципу мишени». То есть человек выполняет те задачи, которые первыми попали в поле зрения.

Я считаю, это неэффективным методом, ведь, важное дело может «попасться» в конце дня», а на него ни сил, ни желания уже не осталось. Но возможно, кому-то этот метод и поможет.

Эти методы можно применять не только на работе, но и обычной жизни. Например, что выбрать погулять с детьми в парке или убраться в квартире; сходить в кино с мужем или поваляться на диване и т.д..

Умение расставлять приоритеты позволяет экономить время, выполнить все запланированные дела, а также доставить удовольствие себе и близким. Помните, только вы сами можете определить лучший метод и расставить приоритеты. Это тоже занимает время, но вы не пожалеете об этом. Удачи!

// //

// // « Предыдущая запись | Следующая запись »Назад

Расставляем приоритеты в учебе, работе и  бизнесе

Итак, у нас есть несколько сфер семья, работа или бизнес, друзья, учеба, да и много чего! Все это требует нашего внимания. А ведь внимание это по сути «золото», золото которое нам дано с выше! Если мы четко сфокусируемся на чем-то одном, то мы обязательно добьемся в этом успеха!

Читайте также:  Плохое настроение — что делать и почему это происходит

И что нам для этого нужно? Да ничего особенного просто принять решение! Которое в дальнейшем, возможно, полностью изменит вашу жизнь. Какое решение я принял в этом году? Я решил для себя ежедневно писать сюда статьи, иногда они выходят ценными, полезными, а иногда пустыми, ни о чем. Но это цель, это не полная фокусировка на этом. Внимание расходуется на очень многое и может быть, поэтому я не набрал за год 1000 человек в день.

Вот смотрите если вы терпите крах в финансовой сфере, то и в сфере семьи у вас тоже будут проблемы. Учеба может так же ухудшится. Личная жизнь чаще всего страдает. В результате получается, что первое, что нужно сделать это наладить финансовый сектор! И дальше разбираться с семьей и учебой или еще с чем.

Просто хорошенько подумайте и примите решение, что сейчас в данную минуту для вас наиболее главней?!  От чего зависит ваша дальнейшая жизнь, что будет мешать, развиваться и двигаться вверх к успеху?!!!

Правило двух третей

В мире бизнеса правило двух третей помогает определиться со стратегией организации. Она помогает разобраться с приоритетами, над чем работать в первую очередь.

Есть три критерия успешности бизнеса:

  • Качество
  • Скорость
  • Цена

Вы должны учитывать все три критерия, но выбрать можно только два. Ресторан с быстрым обслуживанием и высоким качеством кухни будет дорогим. Компания делает клиентам крутые сайты и берёт недорого — будьте готовы ждать. Если Вам нужен текст быстро и недорого, он скорее всего будет не очень качественным.

Выбирая два, вы автоматически отказываетесь от третьего. В этом суть расставления приоритетов — невозможно выбрать все три пункта и преуспеть.

Учимся расставлять приоритеты

Нам не под силу управлять временем, но мы можем управлять своей жизнью. Если вы хотите управлять своей жизнью, то крайне необходимо понять в чем состоят Ваши личные ценности. Так как ключ к успеху в жизни заключается в том, чтобы привести Вашу жизни в гармонию с тем, что для Вас важнее всего.

Какие принципы для Вас являются базовыми,  и задают параметры всей жизни? Которые определяют что Вы будете делать, а что нет? Что важнее всего в жизни? И согласуются ли это ценности с Вашими целями в жизни?

Если мы говорим, что главная ценность в жизни — это семья, то соответствует ли то, что мы делаете ценностям семьи?

Если для Вас значимы любовь честность, или ответственность, то соответствуют ли  повседневные действия этим ценностям?

Что для Вас важнее всего, и что вы можете сделать, чтобы  действия еще больше соответствовали Вашим убеждениям?

Учимся расставлять приоритеты

Учеными доказано, что большинство стрессовых ситуация являются результатом того, что ваши действия идут наперекор вашим внутренним убеждениям. Именно поэтому нужно всегда, и во всем, при принятии важных решений оставаться верным себе, придерживаться того, что для нас действительно важно.

Для наибольшей эффективности при расстановке приоритетов следует учитывать свои способности, так как у все нас разные сильные и слабые стороны, и соответственно  возможности  тоже разные.

Не смотря на обилие выполняемых нами задач, по словам Брайана Трейси существует так называемый «Закон Трех». Он гласит, что у каждого человека есть только три направления, которые приносят 90% производимых ценностей. И если мы проанализируем список задач на неделю или месяц ( их скорее всего будет не один десяток), то обнаружим, что только три из них приносят нам 90% той ценности, которую мы получаем. Соответственно, определение этих  направлений и концентрация на них принесет нам больше результатов, чем мы получаем сейчас.

Беритесь только за то, что Вы делаете лучше всех. Делайте то, что Вы умеете лучше всего!

Читайте также:  ШИЗОФРЕНИЯ: факты и распространенные заблуждения

Итак, для правильной расстановки приоритетов нам необходимо определить какие дела наиболее важны,  а какие нет на данный момент.

Для этого лучше всего составить список, и разделить его на категории по значимости:

  1. Дела, которые мы обязаны сделать, и невыполнение которых приведет к серьезным последствия. Это то, что мы обязательно должны выполнить. 20% действий, на которые приходится 80% ценностей. Если эта задача очень велика, необходимо прибегнуть к правилу: «Разделяй и властвуй!» Другими словами нужно разделить эту задачу на подзадачи, и выполнят постепенно, шаг за шагом.
  2. Дела, которые следовало бы сделать, но ничего страшного не произойдет если мы их отложим. ВАЖНО: никогда не беритесь за задачи второй категории, если Вы еще не выполнили все задачи первой категории.
  3. Дела, которые было бы хорошо сделать. Что-то легкое и приятное, не влияющее на Ваше будущее.
  4. Дела, которые можно делегировать.
  5. Дела, которые вообще не важны, и только отвлекают от других дел.

Усвойте для себя, что лучше сделать меньше, да лучше, и избавляйтесь от всех дел с низкими ценностями, освобождая время для более серьезных.

Фокусируйтесь на том, чтобы делать правильное и нужное, вместо того, чтобы делать что-то правильное, но не нужное.

Подводим итоги:

Учимся расставлять приоритеты
  1. Составьте максимально полный список всего, что Вам необходимо сделать завтра или в ближайшее время.
  2. Разделите все дела в списке по категориям, и сбоку сделайте отметки о приоритетности каждого конкретного дела.
  3. Выделите задачу, которую если Вы сделаете действительно хорошо, это окажет позитивное влияние на всю Вашу продуктивность. Обведите ее!
  4. Определите свои три направления, которые Вы делаете лучше всего, и которые наиболее продуктивны.
  5. Разделите 100 баллов между всеми делами в зависимости от важности и приоритета. Какое будет наиболее важным, а какое наименее.
  6.  Отметьте какие три навыка,  Вам позволяют лучше справляться с работой, которые  у Вас развиты больше всего, а какие можно развить в будущем.
  7. Какие аспекты работы вам нравятся больше всего, что вы больше всего любите делать.

По отзывам многих людей, которые внедрили в свою жизнь эти полезные советы, они им очень помогли, и научили действительно эффективно расставлять приоритеты в списке своих дел.  А следовательно выполнять наиболее значимые задачи.

Надеюсь эти советы помогут и Вам. Напишите в комментариях, получилось ли у Вас внедрить эти советы в свою жизнь, и действительно ли они работают.

А я прощаюсь с Вами, до встречи в новых статьях. И по традиции призываю поделиться статьей в соц сетях. Пока, пока.

Как всё это реализовать на практике?

Покажу, как это сделано у меня.

У моих задач есть всего три приоритета: очень важные (!), важные(*) и неважные:

А ещё у меня есть такая категория, как «быстрые дела» — дела, выполняющиеся меньше чем за 15 минут. Я их маркирую другой звёздочкой:

А в итоге имеем вот что:

Это моя вкладка с важными делами. Задачи там отсортированы так:

  • очень важные и быстрые;
  • очень важные;
  • важные и быстрые;
  • важные.

И я просто выполняю задачи сверху вниз. Ну что может быть проще?

Стараюсь большую часть времени проводить в этой вкладке.

Как видите, я не сторонник сложной системы приоритетов (от 1 до 100, например). Уверен, для 99% людей с головой хватит двух-трёх степеней важности задачи.

Кстати, аналогично вы всё можете организовать и в бумажном органайзере, хотя я его вам и не рекомендую.

Жизненные приоритеты

Равновесие между работой и жизнью, жизненные приоритеты как идеи зацепили современное общество. Можно сказать и по-другому, искусство равновесия между обязанностями на работе и счастливой жизнью вне работы становится все более актуальным. Об этом легко можно говорить, но как показывает практика, когда люди начинают применять ее, становится тяжело. 

Что же на самом деле подразумевается под равновесием?

Жизнь полна выбора. Когда вы желаете найти одно, в конце концов, вам приходится отказаться от второго. Как только вы пытаетесь найти баланс между своей работой и личной жизнью, этот аспект становится очевидным и актуальным.

Читайте также:  Всё о детской игромании: как оградить от неё ребенка и как вылечить

Для того чтобы сохранять здоровую домашнюю атмосферу, вам приходиться посвящать определенное время и внимание своей семье. Это значит, что вы не сможете посвятить то же самое время другим занятиям, таким, как работа, чтобы продвинутся по карьерной лестнице.

Приходится расставлять жизненные приоритеты.

Многие будут твердить, что семья намного важнее продвижения по карьере и я, всем сердцем, соглашусь с этим высказыванием.

Однако, это не меняет того момента, что погоня за заработком будет означать, ограниченное время для того, чтобы посвятить его на разумные инвестиции, повышение профессионализма, семью, увлечения и так далее.

Причина, почему осознание этого так важно, в том, что многие придерживаются мысли, будто они могут справиться со всем с помощью «выполнения нескольких задач». 

Выполнение нескольких задач – это ошибка для дураков. Этому есть психофизиологическое объяснение (см. статью «Принцип доминанты»).

Идея выполнения нескольких задач становится довольной популярной, так как люди пытаются выполнить несколько дел за то же самое время. Проблема осознается только тогда, когда выполнение нескольких задач удается очень скудно.

Вместо того, чтобы выполнить что-то одно хорошо и получить достойный результат, многие из нас продолжают считать, что достижение нескольких целей параллельно может быть намного эффективнее, что на самом деле неправда.

Мы можем создать иллюзию успешности, выполняя несколько задач одновременно, но мы не способны дать себе необходимую концентрацию и внимание для того, чтобы великолепно доделать одно. 

Жизненные приоритеты

В этой ситуации многие из нас позволяют себе думать, что мы гармонично и поступательно развиваемся во всех направлениях, в то время как мы на самом деле жонглируем всем в нашей жизни, находясь в одном шаге от личного, профессионального или финансового краха.

Тратя время каждый день на несколько дел и из-за этого находясь на грани потери контроля, мы не только не отдаляемся, но и приближаемся самой большой потери в нашей жизни.

Это может выразиться в том, что наши нервы не выдержат, и мы сорвемся на близких нас людей, о которых мы заботимся, или на тех кто не заслуживает критики с нашей стороны, в том числе на тех, от кого мы сильно зависим, например, начальника.

Выход только один: сконцентрироваться только на том, что важно.

Альтернатива нескольким задачам – концентрация и выделение приоритетов. Это значит, что нам необходимо подумать над тем, что для нас важнее, сконцентрироваться на том, что действительно заслуживает нашего внимания и отпустить другое. Выделить для себя жизненные приоритеты будет сделать очень трудно, но этот шаг необходимый, чтобы затем жить в равновесии. 

Возможно, ваше следующее повышение на работе может задержаться. Возможно, придется отказаться от каких-то возможностей в увлечении и в бизнесе.

Возможно, нам придется отказаться от общения с некоторыми людьми ради того, что важнее.

И среди всего этого нам нужно понять, что все эти жертвы делаются ради наших приоритетов и не стоит ни перед кем извиняться за это. Мы должны соответствовать нашим приоритетам. 

В конце концов, нам необходимо научиться быть благодарными тем вещами, которые мы сочли приоритетными. На телевидении сегодня показывают много красивых картинок, на которых люди как будто гармонично сочетают работу, семью и увлечения.

Эти картинки давят на нас, но они не существуют в реальности, мы можем обрести их только в своем сознании. У каждого из нас должно быть развито чувство ответственности за построение собственной жизни, которую мы желаем. Погоня за этими телевизионными картинками будет упражнением на глупость, которой стоит избегать.

И только самоопределение приведет вас к личному, профессиональному и финансовому успеху.

Как же этому научиться? С этой целью рекомендую всем пройти тренинг «Путь к себе» (пройдите по ссылке). Там мы будем с вами очень серьезно работать над тем, как определиться с основными жизненными ориентирами и как достигать поставленных целей. У вас как будто пелена с глаз спадет.